„Gut begonnen ist halb gewonnen“, das ist unser Ansatz vor jedem Kickoff-Meeting. Wir bei GLA United sind fest davon überzeugt, dass ein klarer Ablauf und eine durchdachte Struktur eines Kickoff-Meetings zum Projekterfolg führen. Gezielte Anforderungen an den Kunden formulieren und einen gut gegliederten Informationsaustausch ersparen Zeit im Nachgang und erzeugt Vertrauen seitens Kunde von Beginn weg.

Dieser Blog Artikel soll Dich anhand von Tipps unterstützen, ein Kickoff-Meeting bei Neukunden strukturiert und effizient zu gestalten.

Veranstalte das Kickoff-Meeting bei Dir, sofern möglich
Es gibt Dir die Möglichkeit, Dich wunschgemäss einzurichten. Beim ‚Heimvorteil‘ hast Du im Vorfeld des Ersttreffens eine klare visuelle Vorstellung, wie das Meeting aufgebaut wird und Du kannst auf Deine komfortable und bekannte Infrastruktur aufbauen. Zusätzlich übernimmst Du die Führung durch das Programm und ermöglichst dem Kunden gleichzeitig einen ersten Einblick hinter Eure Kulissen. Diese Ausgangslage dient u.a. auch der Transparenz und – bei gegebenem Komfort – dem Vertrauen.

Vorbereitung Kickoff-Meeting
Informiere Dich schon im Vorfeld über den Kunden. Recherchiere und finde heraus, welche Stärken (USP) und Schwächen die Kundschaft hat, letztlich haben sie ein Anliegen, welches Du für Sie gerne lösen willst.

Nachstehende Checkliste soll Dir ermöglichen, mit genügend Informationen Dein Erst-Meeting mit Bravour absolvieren zu können.

Halte Deine Erwartungen im Voraus fest
Das primäre Ziel eines Kickoff-Meetings ist, allen Beteiligten den gleichen Informationsstand zu vermitteln und alle für sich und das anstehende Projekt zu gewinnen.  Um gemeinsam die Kundenanforderungen zu erfüllen, ist das Zuhören und Abholen des Kunden wichtig, wie auch das konkrete Aufzeigen der möglichen Lösungsansätze. Nicht unwesentlich dabei, dass die ‚Lead‘-Position bei Dir verbleibt und Du Deine Erwartungen beim Kick-off Meeting kundtust. Bestimme Du, wie ihr Euch untereinander austauscht und welchen Ton für den Rest des Projektes benötigt wird. Als Projektleiter bist Du zuständig für die Ausführung und übernimmst Verantwortung, auch bei möglichen Unklarheiten oder bei Unvorhergesehenem. Dass Du diese Verantwortung tragen und übernehmen kannst, zeigt sich einerseits durch Deine Argumentationsgeschicklichkeit und andererseits durch unausgesprochene Dinge wie Deine Haltung und Gestik. Führe bedacht und öffne dem Kunden mit Deiner Energie und Deinem Enthusiasmus neue Wege. Zeige ihm Varianten auf und erkläre ihm die Vorteile, welche durch dieses Projekt mit Elan, Fachwissen, Erfahrung etc. umgesetzt werden. Achte darauf, dass Du das Gespräch lenken und diesem auch folgen kannst. Denke während des Gesprächs voraus, antizipiere und vermittle dem Kunden einen aufmerksamen und kompetenten Eindruck. Verspreche nicht Dinge, die Du nicht liefern kannst, nur um damit dem Kunden zu gefallen oder ihn zufrieden zu stellen. Kunden werden dies unweigerlich merken, Dich an den Aussagen und Versprechungen messen und dasselbe Verhalten während dem vollumfänglichen Projektlebenszyklus von Dir erwarten. Definiere, welche Technologien und Methoden Du verwendest, damit diese wissen, was sie erwarten können (und was von ihnen erwartet wird). Lege den von Dir verwendeten Liefer- & Redaktionsplan sowie Kommunikationskanal fest. Sei immer ehrlich und offen, selbst wenn dies bedeutet, dass Du mit dem Kunden nicht einverstanden bist. Offenheit und Transparenz in allen Belangen sind die Schlüssel zum Erfolg und bilden das solide Fundament einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Nur bei beidseitig klarer Ausgangslage kann die Projektarbeit beidseitige Zufriedenheit garantieren. Dieses Vorgehen ist insbesondere – wie vorerwähnt – zentral und wichtig. Letztlich sollen sich aus der Projektarbeit keine späteren Zeitverluste und unzufriedene Kunden einstellen. Wer hier einen mustergültigen Job macht, darf als Nebeneffekt in diesem Kontext auf Empfehlungen zählen.

Projektleitung und Teamhierarchie
Unterteile das Projekt in einzelne Phasen. Erläutere den Kunden die genauen Teilschritte und welche Personen aus Deinem Team für welche Tätigkeiten beauftragt werden. Verstecke Dein Team niemals hinter Dir oder innerhalb Deiner Räumlichkeiten. Die Kundschaft ist sich mit grosser Wahrscheinlichkeit auch – je nach Projektgrösse – auch bewusst, dass Du als Projektleiter nicht der einzig Involvierte bist, Du also das Projekt alleine nicht stemmen wirst. Intern wird Dir das Team durch den Auftritt und die Berücksichtigung die nötige Aufmerksamkeit und Unterstützung schenken, nebst der gefühlten Wertschätzung.

Vergiss nicht die kleinen Dinge
Bei all der Fokussierung mit Ziel, die Erwartungen zu erfüllen und verfasste Agenda zu befolgen, sollte nicht in Vergessenheit geraten, einen guten Eindruck zu hinterlassen, das andere Team besser kennenzulernen und explizit die Kundenunterlagen einzufordern. Letzteres kann nötigenfalls auch nach dem Kickoff-Meeting beschafft werden, was u.U. aber zusätzliche Zeit kostet und Komplikationen vor dem Projektstart nicht ausschliesst.

Vor jedem Projektbeginn sollten folgende Punkte geklärt sein – sofern vorhanden.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Kontaktiere die Kunden innert 24 Stunden nach dem Meeting via Email. Schicke Ihnen eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte. Teile ihnen Deine Einschätzung mit und bedanke Dich für die Berücksichtigung und die Zeit, die Dir bzw. Euch z.Vf. gestellt wurde.  Diese Struktur unterstützt die vorzitierte klare Ausgangslage, trägt der Imagepflege bei und verkörpert Wertschätzung ggü. dem Kunden und seinem Projekt und Anliegen. Es zeugt schlichtweg von Deiner Professionalität und derjenigen Deines Teams.