Homeoffice – Tipps und Tricks von unserem Profi

Homeoffice ist seit Neustem für fast alle Schweizerinnen und Schweizer an der Tagesordnung. Für Viele eine grosse Umstellung – doch nicht für unseren langjährigen Mitarbeiter Chris. Bereits seit zwei Jahren arbeitet der Grafiker von zu Hause aus und hat das Homeoffice professionalisiert. «Am Anfang gab es viele Up’s and Down’s. Doch mit den richtigen Massnahmen und Durchsetzungswillen kann man die Produktivität auf dasselbe Niveau bringen, wie im Office.», meint Chris. Wie er das geschafft hat und welche Tipps und Tricks er noch im Ärmel hat, erfährst Du im Interview.

Wieso arbeitest du im Homeoffice?
Nach meinem Umzug von Shenzen nach London hatte ich zwei Optionen:  Homeoffice oder Co- workingspace.  Erste Erfahrungen im Homeoffice hatte ich bereits in China gemacht. Während meiner Zeit gab es dort mindestens zwei schwere Taifun-Stürme, die das öffentliche Leben für eine kurze Zeit komplett lahmlegten. Trotz Ausgangssperre stand das Unternehmen nicht still und es gab weiterhin viel zu tun. Daher haben wir in dieser Zeit alle von zu Hause aus gearbeitet, so gut es ging. Da dies damals recht gut für mich funktionierte, habe ich mich auch in London für die Variante Homeoffice entschieden.

Wie war es am Anfang für dich?
Da ich auch bei einem Shared Office teilweise von zu Hause aus gearbeitet hatte, war dieses Thema bereits ein Kriterium bei der Wohnungssuche. Es war wichtig für mich, einen separaten Raum zu haben, welchen ich als Büro nutzen konnte. Ich suchte etwas an ruhiger Lage ohne zu viel Lärm und Ablenkung von aussen. Ausserdem war es wichtig für mich, dass in der Nähe ein Park ist. So konnte ich in der Mittagspause oder nach Feierabend noch das Haus verlassen und Joggen oder Skateboarden, ohne dass ich gleich für mehrere Stunden weg war. Als Grafiker ist man es gewohnt, während der Umsetzungsphasen alleine zu arbeiten. Es war für mich also rein Arbeitstechnisch kein grosser Unterschied.

Wie sieht ein typischer Tag bei dir aus?
Den Tag starte ich am liebsten mit einem kleinem aber gesunden Frühstück und einer grossen Tasse Tee. Dies geniesse ich dann bereits vor dem Laptop. Da kann ich in Ruhe News lesen und mich dann auf den Arbeitstag vorbereiten. Damit komme ich in den Arbeitsmodus, welche andere beim Weg zur Arbeit haben. Gegen 8:00 Uhr startet dann mein Arbeitstag. Um 12 Uhr mache ich mindestens eine Stunde Mittag. Ich koche meistens etwas Einfaches und Gesundes, da die Zeit begrenzt ist. Zwei bis drei Mal pro Woche gehe ich nach dem Essen in den Park joggen. So bin ich an der frischen Luft, habe mich bewegt und bin wieder frisch für den Nachmittag. Bei meiner Arbeitseinteilung versuche ich, die komplizierteren Arbeiten jeweils am Vormittag zu machen. Denn je später es wird, desto schwieriger ist es, den Fokus zu halten. Einfachere Dinge kann ich aber problemlos auch am Abend noch bewältigen, ohne dabei leicht abgelenkt zu werden. Nach Feierabend mache ich die selben Dinge, wie jeder andere auch. Freunde treffen, einkaufen, Sport usw.

Wie kommunizierst du mit deinen Arbeitskollegen?
Aktuell sind die meisten unserer Mitarbeiter im Homeoffice. Aus diesem Grund haben wir jeden Morgen ein Update-Meeting, bei welchem wir uns kurz austauschen und informieren. So sind alle auf dem neusten Stand und wir haben den sozialen Austausch. Ansonsten versuche ich, proaktiv auf die Mitarbeiter zu zugehen, um meine Arbeit zu organisieren, aber auch um die aktuelle Stimmung in der Firma einzuschätzen. Unsere Jungs und Mädels sind zum Glück alle immer sehr gut erreichbar oder rufen mich schnell zurück. Dies vereinfacht den Austausch enorm. Ausserdem halten mich unsere Sozialen Media Kanäle und Chatgruppen stets auf dem Laufenden.

Wie hast du dich zu Hause eingerichtet?
Wie bereits erwähnt war schon die Wohnungssuche auf das Homeoffice ausgerichtet. Der Raum selbst ist wie ein «normales» Büro eingerichtet – Laptop, Screen, Drucker und Büromaterialien. Bei uns läuft fast alles digital. Daher ist neben dem Laptop mein Handy das wichtigste Arbeitsgerät. Kommunikation ist im Homeoffice das A und O. Denn wenn die Informationen nicht zu allen involvierten Personen durchgehen, kann es zu grossen Problemen führen. Auch wenn ich meistens alleine zu Hause bin, schliesse ich ausserdem immer bewusst die Bürotür. Dies hat für mich einen psychologischen Grund, denn so signalisiere ich mir, dass ich in einem Arbeitsumfeld bin.

Welche Tools sind für das Homeoffice wichtig?
Natürlich geht ohne Laptop mit schnellem Internetzugang gar nichts. Zugang zum Server und der Datenablage des Unternehmens sind für mich ebenfalls unumgänglich, um meine tägliche Arbeit zu erledigen. Die Kommunikation läuft bei uns mehrheitlich über Mail, WhatsApp oder WeChat. Daher liegt das Handy auch während des ganzen Tages auf meinem Schreibtisch. Meetings halten wir immer mit «Hangout Meets». Eine einfache Video-Call Lösung, bei welcher wir uns austauschen, sehen und auch den Screen teilen können.

Welche Tricks wendest du an, um den Fokus hoch zu halten?
Immer an einem Ort arbeiten – am besten ein separater, abschliessbarer Raum. Sobald man anfängt, z.B. auf dem Sofa zu arbeiten, verliert man den Fokus. Ausserdem wird es dann schwierig, am Abend abzuschalten. Wichtig sind auch Blockzeiten. Ich habe diese so definiert, dass es für mich und das Unternehmen / Mitarbeiter am besten passt. Ich persönlich ziehe immer Arbeitskleidung an, wenn ich ins Büro gehe. Arbeiten mit Trainerhosen ist für mich schwierig, da ich dann nicht in meinen Arbeitsmodus komme. Ich gehe mind. 1x täglich an die frische Luft und beweg mich. Ausserdem stehe ich alle 1 ½  bis 2 Stunden kurz auf und gehe weg vom Screen. So können sich meine Augen erholen und ich habe ein wenig Bewegung. Dann werfe ich schnell meine Wäsche in die Waschmaschine oder plane den Einkauf am Abend. Es hat ja auch Vorteile, im Homeoffice zu arbeiten! Wichtig ist auch der Soziale Kontakt. Diesen plane ich sehr bewusst. Am Abend treffe ich mich mit Freunden oder rufe die Familie an. Auch Podcasts oder Berichte hören, hilft mir. Ein wichtiger Punkt, welchen ich noch betonen möchte, ist der Power Nap. Ich lege mich niemals während meinen Blockzeiten hin. Auch wenn ich sehr müde bin, verschiebe ich das Nickerchen wenn dann bis zur Mittagspause.

Ansonsten empfehle ich jedem selbst für sich herausfinden, was funktioniert und was nicht. Man muss sich nicht immer so benehmen, wie in einem Büro. Es darf aber keine Einschränkung der gewohnten Produktivität geben.

Was sind absolute No-Go im Homeoffice?
Ein absolutes No-Go ist zum Beispiel das Arbeiten bei laufendem TV.  Jegliche Ablenkungsquellen sollte man vermeiden, denn sie wirken sich negativ auf die Konzentration aus. Dies merkt man langfristig beim Output. Auch das Arbeiten ausserhalb der gesetzten Blockzeiten ist langfristig ungesund. Hier gilt es klare Grenzen zwischen Erholung und Arbeitszeiten zu ziehen, damit man das  Zuhause auch weiterhin als Erholungsort wahrnehmen kann. Dasselbe gilt für Essen vor dem Laptop. Nimm dir die Zeit und lüfte Deinen Kopf kurz durch. Auf der anderen Seite sind Nickerchen während den Blockzeiten ebenfalls ein No-Go. Arbeite am Tag, Schlafe in der Nacht. Sonst verlierst Du deinen Tagesablauf.

Zum Abschluss – was ist der wichtigste Tipp, welchen Du weitergeben willst?
Bau Dir einen Arbeitsalltag auf und halte dich daran. Blockzeiten und Arbeiten an einem spezifischen Ort helfen Dir dabei. Organisiere Dich (falls in der aktuellen Situation möglich) mit anderen Mitarbeitern und macht gemeinsam Homeoffice. Ihr seid es gewohnt, zusammen zu arbeiten und habt gleichzeitig den sozialen Austausch. Ausserdem ist kochen und Sport machen zu zweit viel schöner!